Nel mondo del software aziendale in Türkiye, tra le promesse che trovano maggior riscontro c'è la "facilità". Installazione facile, utilizzo facile, adattamento rapido, schermate comprensibili a tutti... Specialmente per i manager impegnati e i team sul campo, queste promesse sono estremamente allettanti. In un'area obbligatoria come la SSL, che è spesso "qualcosa che bisogna comunque fare", il discorso della facilità si trasforma in un argomento di vendita ancora più forte. Perché una parte significativa delle aziende non vuole che i processi SSL rallentino il ritmo di produzione; vuole raggiungere la conformità con il minimo sforzo se possibile.

Tuttavia, c'è una realtà che si vede chiaramente negli anni nella pratica sul campo e normativa: le soluzioni che sembrano "facili" nella SSL non producono sempre il risultato giusto. Anzi, in alcuni casi la promessa di facilità, indebolendo la vera esigenza del sistema cioè controllo e tracciabilità, può portare l'azienda inconsapevolmente verso un rischio maggiore. Per questo motivo, quando si sceglie un software SSL, la domanda "è facile da usare?" è certamente importante, ma non dovrebbe essere l'unico fattore determinante. La vera domanda è: questo software costruisce un'infrastruttura di controllo che consente all'azienda di gestire veramente i propri rischi?

Questo articolo analizza perché la SSL in Türkiye viene spesso gestita "tirando avanti"; come la promessa di facilità possa alimentare questa cultura del tirare avanti e quale dovrebbe essere il criterio fondamentale atteso dal software per una sicurezza sostenibile.

La natura della SSL è diversa da altri campi. Se c'è un errore nel software finanziario, perdete soldi; se c'è un errore nel software qualità, perdete clienti; se c'è un errore nella SSL, potete perdere persone. Questa dura realtà mostra che i processi SSL non sono solo documentazione, ma anche controllo del comportamento e dei processi. Nella pratica turca però la SSL viene spesso gestita come gestione documentale invece che come controllo del comportamento. La valutazione dei rischi viene fatta, le formazioni vengono pianificate, le esercitazioni vengono registrate; ma sul campo gli stessi rischi si ripetono. La ragione per cui le statistiche degli incidenti ruotano intorno agli stessi tipi di eventi da anni è proprio questa.

A questo punto entra in gioco la promessa di facilità. Alcuni software, per non affaticare l'utente, semplificano eccessivamente il processo. Le domande vengono ridotte, i campi obbligatori vengono rimossi, il meccanismo di follow-up viene allentato. Di conseguenza l'utente procede velocemente, il sistema sembra "comodo". Tuttavia questa comodità il più delle volte porta con sé questo: il sistema non viene costruito, vengono solo tenuti i registri. Tenere i registri è necessario nella SSL ma non è sufficiente. Perché il registro mostra il passato; il controllo gestisce il futuro.

Una delle esigenze più critiche perché un'azienda in Türkiye possa gestire i rischi è che le ripetizioni diventino visibili. Il ripetersi della stessa non conformità nello stesso reparto, il guastarsi della stessa attrezzatura nello stesso modo o la continua violazione dello stesso comportamento; sono i segnali più preziosi che mostrano dove il sistema in realtà non funziona. Alcuni sistemi progettati con la pretesa di facilità però mettono in secondo piano il tracciamento di queste ripetizioni. Eppure la cosa più costosa per l'azienda non è l'errore singolo, è l'errore ripetuto. Perché il rischio ripetuto col tempo diventa normale e la probabilità di incidente aumenta.

Uno dei criteri critici nella scelta del software SSL è anche la chiarificazione delle responsabilità. In Türkiye il problema più grande sul campo sono le azioni "che tutti conoscono ma nessuno prende in carico". Una non conformità viene rilevata, scritta nel rapporto, magari viene scattata la foto. Poi non viene chiusa. Un mese dopo viene scritta di nuovo. Questo ciclo continua per anni. In realtà il problema qui non è il rilevamento della non conformità; è che non è chiaro su chi sia l'azione. Ecco il software produce vero valore a questo punto: assegna la responsabilità, dà una scadenza, rende visibile il ritardo, lo porta allo schermo del management. Se questo meccanismo di controllo non c'è, la facilità d'uso non è un vantaggio, è una debolezza che compromette la sostenibilità.

Anche dal punto di vista del diritto del lavoro c'è una realtà simile. In Türkiye quando si verifica un infortunio sul lavoro non viene chiesto solo "c'è il documento?"; si guarda se c'era un meccanismo di controllo nel processo. Il rischio era noto, è stato segnalato, è stata presa un'azione, si ripeteva, il management ha seguito? Le risposte a queste domande influenzano seriamente la posizione legale dell'azienda. Per questo motivo l'importante è che il software SSL non sia "facile", ma che costruisca un sistema tracciabile e capace di produrre prove. Perché nella SSL se il sistema funziona, bisogna poterlo dimostrare non solo il giorno dell'audit; ma ogni giorno dell'anno.

In Türkiye anche il modello UCSS influenza questo quadro. Poiché molte aziende gestiscono la SSL con servizio esterno, il riflesso di costruire un sistema interno si indebolisce. È dominante la percezione "viene lo specialista, scrive il rapporto, i documenti sono a posto". Tuttavia il vero beneficio dei rapporti UCSS per l'azienda dipende dalla chiusura delle azioni. Se l'azione non viene chiusa, il rapporto diventa solo archivio. Quindi il software non dovrebbe essere uno schermo che facilita il lavoro dell'UCSS; dovrebbe essere una struttura che consente al datore di lavoro di stabilire il controllo sul campo. Quando questa struttura viene costruita, anche l'UCSS lavora più efficientemente, perché il rapporto si trasforma in azione.

I software che sembrano "facili" nella SSL possono fornire comfort a breve termine per alcune aziende. Tuttavia la realtà sul campo mostra questo: la SSL non è un campo che può essere gestito solo con la comodità. La SSL richiede disciplina e controllo. Per questo motivo la corretta scelta del software dovrebbe essere valutata sulla base della capacità di costruire un sistema prima della facilità d'uso. La facilità d'uso è certamente importante, ma dovrebbe essere fornita senza indebolire la capacità di controllo del sistema.

Anche l'approccio di EGEROBOT si forma esattamente a questo punto. L'obiettivo non è affaticare l'utente, è rendere gestibili i rischi dell'azienda. L'obiettivo è costruire una struttura che renda visibili le ripetizioni dei rischi, segua le azioni, porti i ritardi allo schermo del management, crei memoria aziendale e mantenga viva la corrispondenza della normativa sul campo. Quando un tale sistema viene costruito, la SSL esce dall'essere un obbligo ricordato da audit ad audit; si trasforma in una disciplina gestionale che rafforza la sostenibilità dell'azienda.

L'esigenza più grande della SSL in Türkiye è che le abitudini gestite "tirando avanti" lascino il posto a un sistema misurabile e tracciabile. Ciò che garantirà questa transizione non è solo il documento; è l'infrastruttura di controllo. EGEROBOT ISG-SIS® esiste per costruire questa infrastruttura e rafforzare la vera gestione del rischio dell'azienda.