Una grande parte dei servizi di salute e sicurezza sul lavoro in Türkiye viene gestita attraverso il modello UCSS (Unità Comune di Salute e Sicurezza). Questo modello, quando gestito correttamente, fornisce un importante contributo alle aziende: accesso alla competenza, conformità normativa, osservazione sul campo, reporting, pianificazione della formazione e supporto alla costruzione delle discipline SSL di base. Specialmente per le aziende senza team SSL o nuove in questo campo, il supporto UCSS è spesso un punto di partenza. Tuttavia c'è una realtà critica vista ripetutamente negli anni sul campo: la memoria aziendale non si forma nell'UCSS.

Questa frase non viene costruita per svalutare le UCSS o criticare il servizio esterno. Al contrario esprime un problema reale, una fragilità vissuta sul campo. Perché la memoria aziendale si forma nei processi interni di un'organizzazione, con la propria titolarità, nel proprio meccanismo decisionale e nel proprio sistema di follow-up. L'UCSS viene dall'esterno, rileva, scrive il rapporto, raccomanda; ma non può gestire dall'interno il flusso quotidiano e la disciplina decisionale dell'organizzazione. La memoria aziendale non è solo accumulare documenti; è la trasformazione sistematica di ciò che è accaduto in apprendimento, standard e cambiamento comportamentale.

Il numero di aziende che in Türkiye, dopo un cambio di UCSS, sentono che "tutto ricomincia da zero" non è piccolo. Arriva un nuovo specialista, usa un linguaggio di rischio diverso, prepara rapporti in formato diverso, non riesce a integrarsi con i vecchi registri. Questa situazione mostra che la memoria SSL dell'azienda in realtà non si è formata completamente nell'UCSS, né da nessun'altra parte. Questo articolo analizza perché la memoria aziendale non si forma nell'UCSS in Türkiye; come questo generi costi per le aziende e come possa essere costruita la soluzione.

Per capire la memoria aziendale bisogna prima fare questa distinzione: l'UCSS fornisce servizio; l'organizzazione porta la responsabilità. Questo è così sia dal punto di vista normativo che pratico. La logica della Legge n. 6331 sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro in Türkiye è costruita sulla responsabilità del datore di lavoro. Il datore di lavoro può acquisire il servizio SSL dall'esterno; può incaricare lo specialista tramite UCSS; può persino gestire molte attività con risorse esterne. Ma la responsabilità non può essere trasferita. Questo è chiaro tanto legalmente quanto sul campo: l'UCSS non può decidere al posto dell'azienda.

Ciò che chiamiamo memoria aziendale è in realtà la continuità delle decisioni. È il fatto che un'azienda sappia quali rischi ha incontrato negli anni, quali precauzioni ha preso, quali precauzioni hanno funzionato, quali sono state insufficienti, quali attrezzature hanno problemi cronici, quali comportamenti si ripetono, in quali dipartimenti le azioni ritardano e quali processi producono continuamente debolezze. Queste informazioni possono essere scritte una per una nei rapporti. Tuttavia, perché i rapporti si trasformino in memoria, l'organizzazione deve costruire un meccanismo di follow-up e valutazione al proprio interno. Il rapporto UCSS non produce memoria; ma può alimentare la memoria.

Il lato fragile del modello UCSS in Türkiye è qui. Lo specialista UCSS serve contemporaneamente molte aziende. Il suo tempo è limitato. Il più delle volte viene sul campo per periodi limitati. Riporta ciò che vede. Ma la trasformazione del rapporto in campo dipende dall'organizzazione interna dell'azienda. Se nell'azienda non c'è un meccanismo di azione, il rapporto finisce in archivio. Il mese successivo arriva un rapporto simile. Il mese dopo ancora un rapporto simile. Queste ripetizioni dopo un po' si normalizzano. Questa normalizzazione non fa crescere la memoria aziendale; al contrario la ottunde. Perché l'organizzazione sente la stessa cosa ripetutamente ma niente cambia. Alla fine il rapporto smette di essere un "suono", diventa un "rumore".

A questo punto alcune aziende entrano in questa aspettativa sbagliata: "L'UCSS tiene comunque la memoria." Ma la memoria dell'UCSS non è la memoria dell'azienda. Nel sistema dell'UCSS potrebbero esserci rapporti, potrebbero esserci registri storici. Ma quando l'azienda cambia UCSS, questa memoria non si trasferisce con l'azienda. O meglio, anche se si trasferisce, perde il suo significato. Perché la memoria non è solo file; è contesto. Vive insieme al linguaggio dei processi all'interno dell'azienda, all'identità delle attrezzature, alla realtà sul campo, alle ragioni delle decisioni prese in passato. Quando l'UCSS cambia, questo contesto si spezza. Il nuovo specialista vede il file ma non può sapere allo stesso modo in quali condizioni si è formato quel rischio in passato, perché certe azioni non sono state chiuse o quale resistenza è stata vissuta.

Il punto di perdita di memoria più frequentemente visto nelle organizzazioni che ricevono servizio UCSS in Türkiye è "la disciplina di chiusura delle azioni". La non conformità viene rilevata, riportata; ma la verifica della chiusura o non viene fatta o rimane solo verbale. Quando arriva un nuovo specialista, la storia di queste questioni non chiuse non è chiara. Anche il lato aziendale il più delle volte passa oltre dicendo "l'abbiamo chiusa", perché non c'è un meccanismo di chiusura documentato. Così la gestione del rischio diventa dipendente dalle persone che ricordano. Quando le persone cambiano, anche la memoria si perde.

Un'altra dimensione di questo sono i processi di controlli periodici e manutenzione. Nelle aziende in Türkiye dove la disciplina di manutenzione è debole, i controlli periodici il più delle volte vengono compressi in date vicine all'audit. L'UCSS riporta questa carenza di controlli. L'azienda dice "ok lo faremo fare". Nel periodo successivo lo stesso argomento torna all'ordine del giorno. Nel corso degli anni questi tipi di processi si ripetono. Ma se si fosse formata una vera memoria aziendale, l'azienda saprebbe e gestirebbe questo: quali attrezzature sono cronicamente problematiche, quali fornitori creano problemi, in quali sedi la manutenzione ritarda, in quali dipartimenti le azioni sempre si trascinano. Queste informazioni esistono a pezzi nel rapporto UCSS ma non esistono come insieme nello schermo gestionale dell'azienda.

La ragione più critica per cui la memoria aziendale non si forma nell'UCSS è la titolarità. La memoria non vive dove non c'è titolarità. Titolarità non è solo "scrivere il responsabile"; è produrre decisioni gestionali. L'UCSS scrive il rapporto ma non può prendere decisioni di investimento. L'UCSS propone azioni ma non può fermare la produzione. L'UCSS fornisce formazione ma non può applicare disciplina sul campo. Questi sono il meccanismo di controllo interno dell'azienda. Se il meccanismo di controllo interno è debole, la memoria non può formarsi all'esterno. Perché ciò che si forma all'esterno sono registri di servizio; non memoria.

Per questo motivo il punto di rottura principale della SSL sostenibile in Türkiye è questo: il servizio UCSS non dovrebbe essere visto come "la SSL stessa". L'UCSS è una parte della SSL. Il vero sistema deve essere costruito all'interno dell'organizzazione. Finché l'organizzazione non tiene la propria memoria SSL sotto il proprio tetto, i cambi di UCSS o i cambi di personale ogni volta azzerano il processo. Questo aumenta sia i costi che i rischi.

La memoria aziendale non si forma nell'UCSS, perché la memoria aziendale vive non nei rapporti del fornitore di servizi, ma nei processi propri dell'azienda. I rapporti UCSS sono preziosi; ma perché il rapporto si trasformi in memoria, l'organizzazione deve costruire il suo meccanismo di follow-up, chiusura e apprendimento. La fragilità vissuta da molte aziende in Türkiye è l'azzeramento del sistema quando l'UCSS cambia. La ragione fondamentale di questa fragilità è che la memoria non è stata realmente strutturata all'interno dell'organizzazione.

L'approccio EGEROBOT ISG-SIS® gioca un ruolo critico qui. L'obiettivo non è escludere l'UCSS; è costruire una spina dorsale che trasformi i rapporti UCSS in memoria aziendale. Il monitoraggio di rischi, non conformità, azioni e chiusure in un unico sistema; la chiarificazione delle responsabilità; la visibilità dei ritardi; l'emergere dei rischi ripetuti come trend e il fatto che tutte queste informazioni rimangano all'interno dell'azienda è la base per produrre memoria. Così la SSL esce dall'essere un obbligo ricordato da audit ad audit; perché il sistema vive nell'organizzazione.

EGEROBOT ISG-SIS® non offre solo software; allo stesso tempo guida l'azienda con un approccio consulenziale su come costruire questa memoria. Perché la memoria si forma non solo tenendo registri; ma con la giusta metodologia. La sostenibilità della SSL in Türkiye non dipende dall'esistenza del servizio esterno; dipende dal sistema di controllo che l'organizzazione costruisce al proprio interno. Per le aziende che vogliono rafforzare la loro memoria aziendale, EGEROBOT ISG-SIS® è lo strumento fondamentale di questa trasformazione.