In Türkiye la spina dorsale dei servizi di salute e sicurezza sul lavoro è costituita dalle UCSS (Unità Comune di Salute e Sicurezza). Le esigenze di specialisti, medici e personale sanitario di migliaia di aziende vengono soddisfatte attraverso questo modello. Questa struttura svolge una funzione importante per la diffusione della normativa. Tuttavia c'è una realtà che tutti coloro che hanno lavorato con le UCSS o hanno seguito da vicino i loro processi conoscono: le UCSS si avvicinano al software con distanza. Anche quando il software viene richiesto, il più delle volte emergono riluttanza, resistenza o percezione di "lavoro inutile".

Questa situazione vista dall'esterno sembra una contraddizione. Perché il lavoro SSL è lavoro di documenti, rapporti, pianificazione e follow-up. Quindi la digitalizzazione dovrebbe aumentare l'efficienza della UCSS, facilitare il suo lavoro e migliorare la sua qualità. Infatti quando viene costruita correttamente, è così. Ma nella pratica turca una parte importante delle UCSS guarda al software non come "strumento di controllo", ma come "peso e rischio". Nonostante ciò le UCSS alla fine sono costrette a usare il software. Perché la direzione in cui evolve il settore aumenta ogni anno sempre di più la domanda di registrazione e tracciabilità.

Questo articolo analizza perché le UCSS mantengono le distanze dal software, le ragioni economiche e operative dietro questa distanza, come il modello di business delle UCSS in Türkiye si sta trasformando con la digitalizzazione e perché le UCSS non possono rimanere senza software in questa trasformazione.

Per capire la distanza delle UCSS dal software bisogna prima vedere correttamente il modello di business delle UCSS. In Türkiye il mercato delle UCSS procede da molti anni sotto forte competizione, tagli dei prezzi e pressione di "produrre il servizio al minimo costo". L'obiettivo principale di molte UCSS è aumentare il proprio fatturato servendo il maggior numero possibile di aziende. Questo obiettivo rende obbligatorio ottimizzare il tempo dello specialista e del medico. Man mano che la pressione del tempo cresce, la qualità diminuisce; man mano che la qualità diminuisce, emerge la cultura del "si tira avanti"; e tirando avanti i processi si trasformano in produzione di documenti. Il software proprio a questo punto si presenta davanti alla UCSS come uno specchio.

Perché il software rende visibile il lavoro che fa la UCSS. La visibilità produce verificabilità. E la verificabilità per alcune UCSS disturba la zona di comfort. In Türkiye certamente non tutte le UCSS preferiscono rimanere al livello "che sembri che ci sia il servizio"; ci sono anche UCSS molto corrette, disciplinate e aziendali. Tuttavia la realtà generale del settore è questa: la qualità del servizio che la UCSS offre il più delle volte non viene misurata sul campo dall'azienda. Poiché l'azienda pensa in modo orientato all'audit, si concentra sulla domanda "i documenti sono a posto?". E la UCSS una volta completati i documenti viene considerata come se avesse fornito il suo servizio. Il software invece misura non solo i documenti, ma anche il processo del lavoro. La visita è stata fatta, l'azione è stata chiusa, le formazioni sono state davvero completate, i rischi si stanno ripetendo? Queste domande costringono la UCSS alla trasparenza.

La seconda ragione della distanza delle UCSS dal software in Türkiye è la percezione del carico operativo. Molte UCSS pensano questo: "Già facciamo fatica a stare dietro a tutto, e ora dobbiamo anche entrare nel sistema?" Questo pensiero produce una reazione comprensibile sul campo. Perché il ritmo giornaliero della UCSS è pesante. Lo specialista che nella stessa giornata va da diverse aziende, corre sul campo, scrive rapporti, scatta foto, partecipa a riunioni. Tornare in ufficio la sera e inserire tutto questo nel software, controllare, chiudere sembra un grande peso. Ecco perché le UCSS possono vivere il software non come "facilitatore" ma come "lavoro extra".

Tuttavia c'è una distinzione critica qui: il software non è "lavoro extra", è la sistematizzazione del lavoro stesso. In Türkiye il lavoro UCSS per lungo tempo è andato avanti attraverso "follow-up personale". Funziona se lo specialista si ricorda, funziona se il capo controlla, funziona se l'ufficio organizza. Questa struttura personale man mano che cresce si disgrega. Man mano che si disgrega, aumenta il bisogno di software. Cioè man mano che la UCSS cresce, in realtà il software diventa una necessità. Perché senza software la memoria aziendale e la gestione delle operazioni non possono essere sostenute.

In Türkiye gli equilibri sono cambiati. Le aziende ora non chiedono solo documenti; chiedono controllo e tracciabilità. Le aziende istituzionali non vedono la UCSS solo come "produttore di documenti normativi". Vogliono che i rapporti generino azioni, che le non conformità vengano chiuse, che le ripetizioni diminuiscano. Man mano che questa aspettativa aumenta, diventa difficile per la UCSS produrre servizio senza software. Perché queste aspettative richiedono misurazione. Senza misurazione non c'è gestione. Senza gestione non c'è qualità. E senza qualità la UCSS non può ottenere un vantaggio competitivo sostenibile.

Un'altra ragione per cui le UCSS sono costrette a usare il software è che i processi normativi e di integrazione stanno diventando sempre più digitali. Man mano che in Türkiye si espandono i sistemi e-government, i processi di registrazione, i rapporti e le abitudini di audit digitale, diventa difficile per la UCSS fare business sostenibile con metodi manuali. Inoltre anche il turnover del personale è alto nelle UCSS. Quando il personale cambia, la memoria si perde. Il software garantisce l'istituzionalizzazione della UCSS indipendentemente dal personale.

La ragione per cui le UCSS si avvicinano al software con distanza non è l'opposizione alla tecnologia. In Türkiye il modello di business delle UCSS si è formato nella pressione del tempo, bassi margini, alta competizione e cultura dell'audit orientata ai documenti. Il software invece rende visibile e tracciabile il lavoro che fa la UCSS. Questa visibilità, anche se a breve termine sembra disturbare il comfort, a lungo termine è la base dell'istituzionalizzazione.

Oggi le UCSS sono costrette a usare il software; perché il settore ora chiede non documenti ma controllo. Le aziende chiedono alla UCSS non solo documenti, ma risultati sul campo. E i risultati sono possibili con il follow-up. Senza costruire un meccanismo di follow-up il servizio UCSS non diventa sostenibile.

EGEROBOT ISG-SIS® a questo punto fornisce alle UCSS non un "lavoro extra", ma una spina dorsale operativa. Rende possibile la gestione di visite, rapporti, non conformità, azioni e chiusure in un unico sistema. Rende misurabile la performance della UCSS, tiene la memoria aziendale all'interno, non spreca il lavoro degli specialisti sul campo e fornisce vero controllo all'azienda. Così la UCSS si trasforma da una struttura che produce documenti a una struttura che gestisce il sistema. Il futuro della SSL in Türkiye sta esattamente in questa trasformazione.