Negli ultimi anni in Türkiye la "trasformazione digitale" è diventata quasi il linguaggio comune di ogni settore. Le aziende installano ERP, attivano sistemi di fatturazione elettronica, portano i processi di payroll all'automazione, usano CRM, aumentano l'efficienza con software di pianificazione della produzione. Questi investimenti sono certamente preziosi. Perché la digitalizzazione non è solo un'innovazione tecnologica; è il cambiamento del modo in cui l'organizzazione prende decisioni. Tuttavia, c'è una realtà che si incontra spesso sul campo: se un'organizzazione digitalizza finanza, vendite, produzione e gestisce ancora i processi SSL con carta, Excel e cartelle, la trasformazione digitale non può dirsi realmente completata.

Questa affermazione è importante non per fare una dichiarazione, ma per un'osservazione pratica che viene dall'interno della cultura lavorativa in Türkiye. La SSL è la realtà sul campo dell'organizzazione. È un'area che tocca le persone, il comportamento, le macchine, la pressione produttiva e la responsabilità legale diretta. Che la SSL rimanga analogica significa che l'area di rischio più critica dell'organizzazione rimane analogica. Per questo motivo, per misurare la qualità della trasformazione digitale, non è sufficiente guardare solo al lato contabilità o vendite; bisogna guardare a come viene gestito il rischio sul campo.

Questo articolo analizza perché i processi SSL in Türkiye procedano ancora sulla carta, cosa questo significhi in termini di trasformazione digitale e perché l'affermazione di "digitalizzazione aziendale" senza software SSL rimanga incompleta.

L'obiettivo più fondamentale della trasformazione digitale è trasformare i dati in un asset aziendale cambiando il modo in cui l'organizzazione prende decisioni. Nelle organizzazioni digitalizzate le informazioni vivono nei sistemi, non nelle persone. La memoria aziendale è conservata nei processi, non nei file sul computer di un dipendente. Così l'organizzazione è meno influenzata dai cambiamenti di personale o dalle fluttuazioni organizzative. Invece della domanda "Chi lo sapeva?" viene posta la domanda "Cosa mostra il sistema?".

Sul lato SSL, in Türkiye il quadro è il più delle volte l'opposto. La valutazione dei rischi viene fatta ma è in un file separato. I registri della formazione stanno da un'altra parte. I verbali degli audit sono in cartelle diverse. Le liste delle azioni, il più delle volte, sono una tabella in Excel e non è nemmeno chiaro chi l'ha aggiornata. I rapporti dell'UCSS (Unità Comune di Salute e Sicurezza) si perdono nelle catene di email. Questa struttura frammentata non trasforma le informazioni SSL in memoria aziendale; le trasforma in "archivio". L'archivio però non è gestione. Gestione è poter prendere decisioni basate su dati aggiornati.

Proprio a questo punto la digitalizzazione non è solo "convertire la carta in PDF". La digitalizzazione è il collegamento del rischio, dell'azione e della responsabilità l'uno all'altro. Se un rischio viene rilevato, deve essere registrato a quale reparto e quale attività è correlato; questo rischio deve essere collegato a un'azione; deve essere determinato il responsabile dell'azione; deve essere fissata una scadenza; il ritardo deve essere visibile; le ripetizioni devono essere monitorate e deve arrivare davanti al management come dato decisionale. Il punto debole della SSL in Türkiye è proprio questo: il follow-up. C'è il documento ma non c'è il follow-up. C'è la formazione ma non c'è il cambiamento comportamentale. C'è il rischio ma il numero di azioni chiuse è basso.

Quando i processi SSL non vengono digitalizzati, la più grande perdita dell'azienda è la capacità di "prevenzione". Perché la prevenzione è poter leggere i segnali del rischio prima che il rischio si realizzi. E questo si può fare solo con i dati. Per esempio, se ogni mese viene scritta la stessa non conformità nello stesso reparto, questo è un "segnale di ripetizione". Se le azioni ritardano continuamente, questo è un "segnale di titolarità". Se le stesse violazioni comportamentali continuano nonostante le formazioni, questo è un "segnale di efficacia". Questi segnali nei sistemi analogici o diventano invisibili o vengono notati troppo tardi. In Türkiye gran parte degli incidenti nasce proprio dall'accumulo di "ripetizioni invisibili".

Un altro elemento che rafforza l'effetto della digitalizzazione sul lato SSL è la dimensione del diritto del lavoro e della responsabilità. In Türkiye quando si verifica un infortunio sul lavoro, il processo non rimane solo al livello di "c'è il documento?". Entrano in gioco le domande: il rischio era noto, è stato avvertito, si ripeteva, sono state prese precauzioni, il management ha seguito? Specialmente la mancata chiusura dei rischi ripetuti può indebolire la posizione dell'azienda nei procedimenti legali. Perché qui emerge non solo negligenza, ma anche debolezza del controllo. Le organizzazioni senza meccanismo di controllo, il più delle volte, pagano il prezzo più caro dopo l'incidente: fermo produttivo, pressione degli audit, procedimento legale, rischio di risarcimento, perdita di reputazione e consumo del tempo del management.

In Türkiye anche il modello UCSS rende questa esigenza di digitalizzazione più visibile. Lavorare con un'UCSS fornisce servizio all'azienda; tuttavia non produce automaticamente memoria aziendale. I rapporti dell'UCSS possono essere preziosi ma l'impatto dei rapporti sul campo dipende dalla presa in carico dell'azienda. Se il sistema si azzera quando cambia l'UCSS, se il linguaggio del rischio cambia quando cambia lo specialista, se le stesse non conformità si ripetono per anni; qui il problema non è la presenza del servizio, è la mancanza dell'architettura di controllo interno. La digitalizzazione rafforza questa architettura. Perché rende la memoria indipendente dalla persona e trasforma il rapporto in azione.

La trasformazione digitale aziendale non è solo la digitalizzazione dei processi d'ufficio. La trasformazione digitale è anche la digitalizzazione delle aree in cui l'organizzazione gestisce i suoi rischi. La SSL è l'area in cui il rischio è più chiaro e più costoso. Per questo motivo è difficile dire che la trasformazione digitale di un'organizzazione sia completata senza che i processi SSL siano digitalizzati. Perché quando la SSL rimane analogica, il controllo rimane analogico, la memoria aziendale rimane debole e i rischi continuano a vivere al livello del "tirare avanti".

L'approccio EGEROBOT ISG-SIS® si focalizza sul trasformare la SSL da attività di produzione documenti in un vero sistema di controllo. Costruisce una struttura che colleghi rischi e non conformità alle azioni, renda visibile il meccanismo di responsabilità e follow-up, porti i ritardi al management e mostri i rischi ripetuti come trend. Così la SSL esce dall'essere un fascicolo preparato da audit ad audit; diventa un sistema di gestione vivente dell'azienda ogni giorno.

Molte aziende in Türkiye quando dicono "vogliamo digitalizzare la SSL" in realtà intendono: "Non vogliamo più tirare avanti." Questa frase è molto preziosa. Perché la digitalizzazione non è un investimento di prestigio, è un investimento di controllo. EGEROBOT ISG-SIS® esiste proprio per questo: come sistema che tocca il campo, è conforme alla normativa, fa crescere la memoria aziendale e rafforza la gestione del rischio.