Uma parte significativa dos processos de saúde e segurança ocupacional na Türkiye ainda é gerida através de Excel. Esta situação não é apenas a realidade de pequenas empresas; encontramo-la mesmo em empresas com elevado número de funcionários, múltiplas localizações, que recebem serviços profissionais de SESST. A razão fundamental para isto é compreensível: Excel é rápido, acessível, conhecido por todos e à primeira vista parece satisfazer a necessidade de "listagem" e "acompanhamento". Faz-se uma lista de ações, atribui-se uma data, escreve-se o responsável; a empresa pensa que construiu algum tipo de ordem.

No entanto, todos os que têm experiência no terreno na Türkiye sabem que o maior problema da SST não é identificar, mas acompanhar de forma sustentável. Fazer avaliação de riscos, ver não conformidades, escrever deficiências é frequentemente possível. O realmente difícil é garantir que estas identificações sejam encerradas ao longo do tempo, prevenir repetições, clarificar responsabilidades, criar memória corporativa e transformar a cultura de "aguentar" num mecanismo de controlo. O Excel neste ponto torna-se insuficiente em muitas empresas após algum tempo; porque Excel mantém registos mas não constrói sistema.

Este artigo analisa por que o Excel frequentemente permanece como "ferramenta inicial" na SST, em que ponto enfraquece a capacidade de controlo da empresa e por que a transição de Excel para sistema digital de SST na Türkiye se tornou uma necessidade, no contexto da realidade do terreno e da legislação.

Primeiro é necessário clarificar uma distinção importante: Excel não é uma má ferramenta. Na verdade, em muitas empresas a primeira ordem da SST foi construída graças ao Excel. O problema não é a existência do Excel; é pensar que o Excel é o "sistema final" da SST. Porque a SST não é uma área estática. O assunto da SST é o comportamento humano, segurança de máquinas e equipamentos, ritmo de produção, relações com subcontratados, processos de manutenção e a disciplina geral da organização. Tentar gerir uma área tão dinâmica com uma única tabela leva a perda de controlo acima de uma certa escala.

Um dos problemas mais comuns nos processos de SST na Türkiye são as não conformidades repetidas. As mesmas não conformidades são reescritas em datas diferentes, os mesmos riscos são redefinidos por diferentes especialistas, as mesmas ações são constantemente adiadas. Tornar visíveis estas repetições é o indicador mais crítico de amadurecimento na SST. Porque o risco repetido mostra onde o sistema não funciona. No entanto, o Excel não consegue realmente capturar estas repetições; porque não tem estrutura que relacione repetições, produza tendências, crie causas raiz e construa mecanismo de alarme. No Excel, ver repetições depende da atenção e disciplina da pessoa. No ritmo de trabalho da Türkiye, esta disciplina não é consistente.

O segundo problema importante é a questão de versão e atualidade. Os ficheiros Excel frequentemente vivem no computador de uma pessoa específica. São partilhados, enviados por email, enviados por WhatsApp, ficam na pasta. Após pouco tempo começa a pergunta "qual é o ficheiro mais atualizado?". Esta pergunta é o primeiro sinal de perda de controlo na SST. Porque na SST a atualidade é de importância vital. Ir ao terreno com a lista de ações errada, uma não conformidade que se pensa encerrada na verdade não estar encerrada, responsabilidades aparecerem na pessoa errada, são problemas que não são apenas fraqueza de gestão; são erros concretos que produzem risco no terreno.

O terceiro problema crítico é o Excel não conseguir produzir memória corporativa. Como grande parte da SST na Türkiye funciona através do modelo SESST, a memória já é frágil. O especialista muda, o SESST muda, a gestão da empresa muda. O que mantém o sistema de pé nestas mudanças não é a existência de documentos, mas a própria memória da organização. O Excel geralmente torna esta memória dependente da pessoa. Após algum tempo, se a pessoa que atualiza a tabela sai, a tabela morre. Ou mesmo que a tabela continue, o seu significado perde-se. Por isso, o Excel torna-se após algum tempo uma zona "que não funciona completamente" da SST para empresas que estão a crescer e querem amadurecer.

O quarto problema é o poder de acompanhamento e prova. A SST na Türkiye não é apenas uma área técnica; é também uma área legal. Quando ocorre um acidente de trabalho, doença profissional ou processo pesado de auditoria, a empresa não apenas mostra documentos, também é obrigada a mostrar o processo. O risco era conhecido, a ação foi atribuída a quem, qual era o prazo, houve atraso, repetia-se, a gestão viu isto? Quando a resposta a estas perguntas é "sim, estava no Excel", a capacidade de prova do Excel permanece limitada. Porque elementos como integridade de registo, histórico de transações, verificação de encerramento, carimbo temporal, propriedade baseada em função não existem naturalmente no Excel. Sem estes elementos torna-se difícil mostrar que foi construído um sistema de controlo sustentável na SST.

O quinto problema é a questão de apropriação no terreno. Em muitas empresas na Türkiye, a maior fraqueza da SST são ações que "todos conhecem mas ninguém assume". No Excel é fácil fazer lista de ações; mas encerrar a ação é difícil. Porque o encerramento requer acompanhamento da gestão. O acompanhamento requer visibilidade. A visibilidade requer um mecanismo. O Excel não impõe este mecanismo como disciplina, funciona apenas como bloco de notas. Isto deixa o encerramento de ações à mercê da cultura da empresa. E na Türkiye como a cultura frequentemente diz "primeiro produção", o encerramento de ações atrasa. Ações atrasadas são o caminho para o risco se transformar em custo.

Por isso a transição de Excel para sistema digital na Türkiye já não está ao nível de "seria bom", mas ao nível de "é obrigatório". Especialmente se o número de localizações aumentou, se há intensidade de subcontratados, se manutenções e controlos periódicos são críticos, se responsabilidades de diferentes departamentos se sobrepõem, o Excel não é sustentável. Porque o Excel dispersa-se à medida que a organização cresce.

Gerir SST com Excel é um passo inicial natural para muitas empresas na Türkiye. No entanto, à medida que o risco cresce e a organização se torna mais complexa, o Excel deixa de ser um sistema de gestão; transforma-se em ferramenta de arquivo. A necessidade mais crítica da SST não é arquivo, mas controlo. Controlo é; o encerramento de ações, as repetições tornarem-se visíveis, a responsabilidade clarificar-se, os atrasos serem vistos pela gestão e a memória corporativa viver dentro da empresa.

EGEROBOT ISG-SIS® é uma estrutura desenhada para fornecer esta transição. O objetivo não é criticar o Excel; é ir além dos limites naturais do Excel. Visa construir um sistema que relaciona riscos, não conformidades, ações e processos de auditoria; torna visível o mecanismo de responsabilidade e acompanhamento; apresenta riscos repetidos como tendência e torna a memória de SST da organização independente da pessoa. Assim, a SST transforma-se de algo "aguentado" numa disciplina gerida.