En los últimos años en Turquía, la "transformación digital" se ha convertido en el lenguaje común de casi todos los sectores. Las empresas implementan ERP, ponen en marcha sistemas de factura electrónica, llevan los procesos de nómina a la automatización, usan CRM, aumentan su eficiencia con software de planificación de producción. Estas inversiones son ciertamente valiosas. Porque la digitalización no es solo una innovación tecnológica; es un cambio en la forma de toma de decisiones corporativas. Sin embargo, hay una realidad que se encuentra frecuentemente en el campo: Si una organización ha digitalizado sus finanzas, ventas y producción pero aún gestiona los procesos de SST con papel, Excel y carpetas, la transformación digital en realidad no se ha completado.

Esta declaración no es para hacer una afirmación, sino que es importante para una observación práctica que proviene del interior de la cultura laboral de Turquía. SST es la realidad de campo de la organización. Es un área que está en contacto con personas, comportamientos, máquinas, presión de producción y responsabilidad legal directa. Que SST permanezca analógico significa que el área de riesgo más crítica de la organización permanece analógica. Por esta razón, para medir la calidad de la transformación digital no es suficiente mirar solo el lado de contabilidad o ventas; hay que mirar cómo se realiza la gestión de riesgos en el campo.

Este artículo analiza por qué los procesos de SST en Turquía todavía se ejecutan en papel, qué significa esto en términos de transformación digital y por qué la afirmación de "digitalización corporativa" sin software de SST queda incompleta.

El objetivo más fundamental de la transformación digital es cambiar la forma de toma de decisiones de la organización convirtiendo los datos en un activo corporativo. En las organizaciones que se digitalizan, la información no vive en las personas sino en los sistemas. La memoria corporativa no se almacena en archivos en la computadora de un empleado, sino dentro de los procesos. Así, la organización se ve menos afectada por los cambios de personal o las fluctuaciones organizacionales. En lugar de la pregunta "¿Quién sabía?", se pregunta "¿Qué muestra el sistema?"

En el lado de SST, sin embargo, el panorama en Turquía es a menudo lo contrario. Se hace la evaluación de riesgos pero está en un archivo separado. Los registros de capacitación están en otro lugar. Las actas de auditoría están en diferentes carpetas. Las listas de acciones, la mayoría de las veces, son una tabla en Excel y ni siquiera está claro quién la actualizó. Los informes del UCSS se pierden en cadenas de correo electrónico. Esta estructura dispersa no convierte la información de SST en memoria corporativa; la convierte en "archivo". El archivo no es gestión. La gestión es poder tomar decisiones basadas en datos actuales.

En exactamente este punto, la digitalización no es solo "convertir el papel en PDF". La digitalización es vincular el riesgo, la acción y la responsabilidad entre sí. Si se detectó un riesgo, debe registrarse a qué departamento y actividad está relacionado; este riesgo debe vincularse a una acción; debe determinarse el responsable de la acción; debe establecerse una fecha límite; el retraso debe ser visible; deben monitorearse las repeticiones y debe llegar ante la gerencia como un dato de decisión. El área donde SST es débil en Turquía es exactamente aquí: el seguimiento. Hay documento pero no hay seguimiento. Hay capacitación pero no hay cambio de comportamiento. Hay riesgo pero el número de acciones cerradas es bajo.

Cuando los procesos de SST no se digitalizan, la mayor pérdida de la empresa es la capacidad de "prevención". Porque la prevención es poder leer las señales del riesgo antes de que el riesgo se materialice. Y esto solo se puede hacer con datos. Por ejemplo, si cada mes se escribe la misma no conformidad en el mismo departamento, esto es una "señal de repetición". Si las acciones se retrasan constantemente, esto es una "señal de propiedad". Si las mismas violaciones de comportamiento continúan aunque se den capacitaciones, esto es una "señal de efectividad". Estas señales en los sistemas analógicos se vuelven invisibles o se notan demasiado tarde. La mayoría de los accidentes en Turquía también surgen de la acumulación de "repeticiones invisibles".

Otro elemento que fortalece el impacto de la digitalización en el lado de SST es la dimensión del derecho laboral y la responsabilidad. Cuando ocurre un accidente laboral en Turquía, el proceso no se queda solo en el nivel de "¿hay documento?" Entran en juego preguntas como: ¿Se conocía el riesgo, se advirtió, se repetía, se tomaron precauciones, la gerencia hizo seguimiento? Especialmente que los riesgos repetitivos no se cierren puede debilitar la posición de la empresa en los procesos legales. Porque aquí no solo surge negligencia, sino también debilidad de control. Las organizaciones sin mecanismo de control a menudo pagan el precio más caro después del accidente: parada de producción, presión de auditoría, proceso judicial, riesgo de compensación, pérdida de reputación y agotamiento del tiempo de gestión.

El modelo UCSS en Turquía también hace más visible esta necesidad de digitalización. Trabajar con UCSS proporciona servicio a la empresa; sin embargo, no produce automáticamente memoria corporativa. Los informes del UCSS pueden ser valiosos pero el impacto de los informes en el campo depende de la apropiación de la empresa. Si el sistema se reinicia cuando cambia el UCSS, si el lenguaje del riesgo cambia cuando cambia el experto, las mismas no conformidades se repiten durante años; aquí el problema no es la existencia del servicio, sino la falta de arquitectura de control interno. La digitalización fortalece esta arquitectura. Porque hace la memoria independiente de la persona y convierte el informe en acción.

La transformación digital corporativa no es solo la digitalización de los procesos de oficina. La transformación digital es también la digitalización de las áreas donde la organización gestiona sus riesgos. SST es el área donde el riesgo es más claro y más costoso. Por esta razón, es difícil decir que la transformación digital de una organización está completa sin digitalizar los procesos de SST. Porque cuando SST permanece analógico, el control permanece analógico, la memoria corporativa permanece débil y los riesgos continúan viviendo al nivel de "manejarlo".

El enfoque EGEROBOT ISG-SIS® se centra en transformar SST de una actividad de producción de documentos a un verdadero sistema de control. Construye una estructura que vincula riesgos y no conformidades a acciones, hace visible el mecanismo de responsabilidad y seguimiento, lleva los retrasos a la gerencia y muestra los riesgos repetitivos como tendencia. Así, SST deja de ser un archivo que se prepara de auditoría a auditoría; se convierte en el sistema de gestión vivo día a día de la empresa.

Muchas empresas en Turquía cuando dicen "queremos digitalizar SST" en realidad quieren decir: "Ya no manejémoslo más." Esta frase es muy valiosa. Porque la digitalización no es una inversión de prestigio, es una inversión de control. EGEROBOT ISG-SIS® existe exactamente para esto: como un sistema que toca el campo, cumple con la regulación, hace crecer la memoria corporativa y fortalece la gestión de riesgos.