Una parte significativa de los procesos de seguridad y salud ocupacional en Turquía todavía se ejecuta a través de Excel. Esta situación no es solo la realidad de las pequeñas empresas; también aparece en empresas con alto número de empleados, múltiples ubicaciones y que reciben servicios profesionales de UCSS. La razón básica de esto es comprensible: Excel es rápido, accesible, conocido por todos y parece satisfacer la necesidad de "listar" y "hacer seguimiento" que se necesita inicialmente. Se hace una lista de acciones, se asigna una fecha, se escribe el responsable; la empresa piensa que ha establecido un orden a su manera.

Sin embargo, todos los que tienen experiencia en el campo en Turquía saben que el mayor problema de SST no es detectar, sino hacer seguimiento de manera sostenible. Hacer la evaluación de riesgos, ver la no conformidad, escribir las deficiencias es posible la mayoría de las veces. Lo realmente difícil es; asegurar que estas detecciones se cierren con el tiempo, prevenir repeticiones, aclarar responsabilidades, crear memoria corporativa y transformar la cultura de "manejarlo" en un mecanismo de control. Excel en este punto se queda corto en la mayoría de las empresas después de un tiempo; porque Excel mantiene registros pero no establece un sistema.

Este artículo analiza por qué Excel a menudo se queda como una "herramienta de inicio" en SST, en qué punto debilita la capacidad de control de la empresa y por qué la transición de Excel al sistema digital de SST se ha convertido en una necesidad en Turquía, con el contexto de la realidad del campo y la regulación.

Primero es necesario aclarar una distinción importante: Excel no es una mala herramienta. De hecho, en muchas empresas, el primer orden de SST se estableció gracias a Excel. El problema no es la existencia de Excel; es que Excel se piense como el "sistema final" de SST. Porque SST no es un área estática. El tema de SST es el comportamiento humano, la seguridad de máquinas y equipos, el ritmo de producción, las relaciones con subcontratistas, los procesos de mantenimiento y la disciplina general de la organización. Intentar gestionar un área tan dinámica con una sola tabla causa pérdida de control por encima de cierta escala.

Uno de los problemas más comunes en los procesos de SST en Turquía son las no conformidades repetitivas. Las mismas no conformidades se vuelven a escribir en diferentes fechas, los mismos riesgos son redefinidos por diferentes expertos, las mismas acciones se posponen constantemente. Que estas repeticiones se hagan visibles es el indicador más crítico de maduración en SST. Porque el riesgo repetido muestra dónde el sistema no está funcionando. Sin embargo, Excel no puede capturar realmente estas repeticiones; porque no tiene una estructura que relacione repeticiones, produzca tendencias, cree causas raíz y establezca un mecanismo de alarma. Ver las repeticiones en Excel depende de la atención y disciplina humana. Esta disciplina no muestra continuidad en el ritmo de trabajo de Turquía.

El segundo problema importante es el tema de versión y actualidad. Los archivos de Excel la mayoría de las veces viven en la computadora de una persona en particular. Se comparte, se envía por correo, se envía por WhatsApp, permanece en la carpeta. Después de poco tiempo comienza la pregunta "¿cuál es el archivo más actualizado?" Esta pregunta es la primera señal de pérdida de control en SST. Porque en SST la actualidad es de vital importancia. Salir al campo con la lista de acciones equivocada, que una no conformidad que se pensaba cerrada en realidad no esté cerrada, que las responsabilidades aparezcan en la persona equivocada, no son solo debilidad de gestión; es un error concreto que produce riesgo en el campo.

El tercer problema crítico es que Excel no puede producir memoria corporativa. Dado que la mayor parte de SST en Turquía se ejecuta con el modelo UCSS, la memoria ya es frágil. El experto cambia, el UCSS cambia, la dirección de la empresa cambia. Lo que mantiene el sistema en pie en estos cambios no es la existencia de documentos, sino la propia memoria de la organización. Excel generalmente hace esta memoria dependiente de la persona. Después de un tiempo, si la persona que actualiza la tabla se va, la tabla muere. O aunque la tabla continúe, su significado se pierde. Por esta razón, para las empresas que crecen y quieren madurar, Excel después de un tiempo se convierte en la zona "no completamente funcional" de SST.

El cuarto problema es el poder de seguimiento y prueba. SST en Turquía no es solo un área técnica; es también un área legal. Cuando ocurre un accidente laboral, enfermedad profesional o un proceso de auditoría grave, la empresa no solo muestra documentos, también tiene que mostrar el proceso. ¿Se conocía el riesgo, a quién se le dio la acción, cuál era la fecha límite, había retraso, se repetía, la gerencia lo había visto? Cuando la respuesta a estas preguntas es "sí, estaba en Excel", la capacidad de prueba de Excel se queda corta. Porque elementos como integridad de registro, historial de transacciones, verificación de cierre, marca de tiempo, propiedad basada en roles no existen naturalmente en Excel. Sin estos elementos, se vuelve difícil demostrar que se ha establecido un sistema de control sostenible de SST.

El quinto problema es el tema de la propiedad en el campo. En muchas empresas en Turquía, la mayor debilidad de SST son las acciones "que todos conocen pero nadie se apropia". Hacer una lista de acciones en Excel es fácil; pero cerrar la acción es difícil. Porque el cierre requiere seguimiento de la gerencia. El seguimiento requiere visibilidad. La visibilidad requiere un mecanismo. Excel no impone este mecanismo como disciplina, solo funciona como un bloc de notas. Esto deja el cierre de las acciones a merced de la cultura de la empresa. Y en Turquía, dado que la cultura a menudo dice "primero la producción", el cierre de las acciones se retrasa. Las acciones retrasadas son el camino para que el riesgo se convierta en costo.

Por esta razón, la transición de Excel al sistema digital en Turquía ya no está al nivel de "sería bueno", está al nivel de "es obligatorio". Especialmente si el número de ubicaciones ha aumentado, si hay intensidad de subcontratistas, si el mantenimiento y los controles periódicos son críticos, si las responsabilidades de diferentes departamentos están entrelazadas, Excel no es sostenible. Porque Excel se dispersa a medida que la organización crece.

Gestionar SST con Excel es un paso de inicio natural para muchas empresas en Turquía. Sin embargo, a medida que el riesgo crece y la organización se vuelve más compleja, Excel deja de ser un sistema de gestión; se convierte en una herramienta de archivo. La necesidad más crítica de SST no es el archivo, sino el control. El control es; que las acciones se cierren, que las repeticiones sean visibles, que la responsabilidad se aclare, que los retrasos sean vistos por la gerencia y que la memoria corporativa viva dentro de la empresa.

EGEROBOT ISG-SIS® es una estructura diseñada para proporcionar esta transición. El objetivo no es denigrar a Excel; es ir más allá de los límites naturales de Excel. El objetivo es establecer un sistema que relacione riesgos, no conformidades, acciones y procesos de auditoría; que haga visible el mecanismo de responsabilidad y seguimiento; que revele los riesgos repetitivos como tendencia y que haga la memoria de SST de la organización independiente de la persona. Así, SST se convierte no en algo "manejado", sino en una disciplina gestionada.