Türkiyədə əmək sağlamlığı və təhlükəsizliyi proseslərinin vacib bir hissəsi hələ də Excel üzərindən aparılır. Bu vəziyyət yalnız kiçik müəssisələrin reallığı deyil; işçi sayı yüksək, birdən çox lokasiyası olan, Əmək Təhlükəsizliyi və Sağlamlığı Xidməti Təşkilatı ilə peşəkar xidmət alan firmalarda da qarşımıza çıxır. Bunun təməl səbəbi anlaşılandır: Excel sürətlidir, əlçatandır, hər kəs tərəfindən bilinir və ilk mərhələdə ehtiyac duyulan "siyahılama" və "izləmə" ehtiyacını qarşılayır kimi görünür. Bir aksiyon siyahısı hazırlanır, tarix verilir, məsul yazılır; müəssisə özünüzə bir düzən qurduğunu düşünür.

Lakin Türkiyədə sahədə təcrübə edən hər kəs bilir ki ƏST-nin ən böyük problemi müəyyən etmək deyil, dayanıqlı biçimdə izləməkdir. Risk qiymətləndirməsini etmək, uyğunsuzluğu görmək, çatışmazlıqları yazmaq çox vaxt mümkündür. Əsl çətin olan; bu müəyyənləşdirmələrin zaman içində bağlanmasını təmin etmək, təkrarları önləmək, məsuliyyəti aydınlaşdırmaq, korporativ yaddaş yaratmaq və "idarə edər" mədəniyyətini nəzarət mexanizmasına dönüşdürməkdir. Excel bu nöqtədə çoxu müəssisədə bir müddət sonra yetersiz qalır; çünki Excel qeyd tutur amma sistem qurmur.

Bu yazı, Excelin niyə ƏST-də çox vaxt bir "başlanğıc vasitəsi" olaraq qaldığını, hansı nöqtədə müəssisənin nəzarət gücünü zəiflətdiyini və Exceldən rəqəmsal ƏST sisteminə keçidin Türkiyədə niyə artıq bir məcburiyyət halına gəldiyini sahədəki reallıq və qanunvericilik konteksti ilə analiz edir.

Əvvəlcə vacib bir fərqi aydınlaşdırmaq lazımdır: Excel pis bir vasitə deyildir. Hətta bir çox müəssisədə ƏST-nin ilk düzəni Excel sayəsində qurulmuşdur. Problem Excelin mövcudluğu deyil; Excelin ƏST-nin "son sistemi" zənn edilməsidir. Çünki ƏST, statik bir sahə deyildir. ƏST-nin mövzusu insan davranışıdır, maşın və avadanlıq təhlükəsizliyidir, istehsal temposudur, podratçı münasibətləridir, baxım prosesləridir və qurumun ümumi disiplinidir. Bu qədər dinamik bir sahəni tək bir cədvəllə idarə etməyə çalışmaq, müəyyən bir ölçünün üzərində nəzarət itkisinə yol açar.

Türkiyədə ƏST proseslərində ən yaygın problemlərdən biri təkrar edən uyğunsuzluqlardır. Eyni uyğunsuzluqlar fərqli tarixlərdə yenidən yazılır, eyni risklər fərqli mütəxəssislər tərəfindən yenidən müəyyən edilir, eyni aksiyonlar davamlı təxirə salınır. Bu təkrarların görünür hala gəlməsi, ƏST-də yetkinləşmənin ən kritik göstəricisidir. Çünki təkrar edən risk, sistemin harada işləmədiyini göstərir. Excel isə bu təkrarları həqiqi mənada tuta bilmir; çünki təkrarları əlaqələndirən, trend istehsal edən, kök səbəb yaradan və siqnal mexanizmi quran bir yapısı yoxdur. Exceldə təkrarları görmək, insanın diqqətinə və disiplininə bağlıdır. Türkiyənin iş temposunda bu disiplin davamlılıq göstərmir.

İkinci vacib problem versiya və güncəllik məsələsidir. Excel faylları çox vaxt müəyyən bir şəxsin kompüterində yaşayır. Paylaşılır, e-poçt atılır, WhatsApp-dan göndərilir, qovluqda durur. Qısa bir müddət sonra "ən güncel fayl hansıdır?" sualı başlayır. Bu sual ƏST-də nəzarət itkisinin ilk siqnalıdır. Çünki ƏST-də güncəllik həyati əhəmiyyət daşıyır. Yanlış aksiyon siyahısı ilə sahəyə çıxmaq, bağlandı sanılan bir uyğunsuzluğun həqiqətdə bağlanmamış olması, məsuliyyətlərin yanlış şəxsdə görünməsi kimi problemlər yalnız idarəetmə zəifliyi deyildir; sahədə risk istehsal edən konkret bir səhvdir.

Üçüncü kritik problem, Excelin korporativ yaddaş istehsal edə bilməməsidir. Türkiyədə ƏST-nin böyük hissəsi Əmək Təhlükəsizliyi və Sağlamlığı Xidməti Təşkilatı modeli ilə getdiyi üçün artıq yaddaş kövrəkdir. Mütəxəssis dəyişir, Əmək Təhlükəsizliyi və Sağlamlığı Xidməti Təşkilatı dəyişir, müəssisə idarəetməsi dəyişir. Bu dəyişikliklərdə sistemin ayaqda qalmasını təmin edən şey sənədlərin mövcudluğu deyil, qurumun öz yaddaşıdır. Excel, bu yaddaşı ümumiyyətlə şəxsə bağımlı hala gətirir. Bir müddət sonra cədvəli yeniləyən şəxs ayrılırsa cədvəl ölür. Ya da cədvəl davam etsə də mənası itir. Bu səbəbdən böyüyən və yetkinləşmək istəyən müəssisələr üçün Excel, bir müddət sonra ƏST-nin "tam işləməyən" bölgəsi halına gəlir.

Dördüncü problem, izləmə və isbat gücüdür. Türkiyədə ƏST yalnız texniki bir sahə deyildir; eyni zamanda hüquqi bir sahədir. İş qəzası, peşə xəstəliyi və ya ağır bir denetim prosesi yaşandıqda müəssisə yalnız sənəd göstərməklə qalmır, prosesi də göstərmək məcburiyyətindədir. Risk bilinirdimi, aksiyon kimə verilmişdi, son tarix nə idi, gecikmə var idi mi, təkrar edirdimi, idarəetmə bunu görmüşdümü? Bu sualların cavabı "bəli Exceldə var idi" olduqda, Excelin isbat qabiliyyəti məhdud qalır. Çünki qeyd bütünlüyü, əməliyyat tarixi, bağlanma doğrulaması, zaman damğası, rol əsaslı sahiplik kimi ünsürlər Exceldə təbii olaraq mövcud deyildir. Bu ünsürlər olmadan ƏST-nin dayanıqlı nəzarət sistemi qurulduğunu göstərmək çətinləşir.

Beşinci problem isə sahədəki sahiplik məsələsidir. Türkiyədə bir çox müəssisədə ƏST-nin ən böyük zəifliyi "hər kəsin bildiyi amma heç kəsin sahiplənmədiyi" aksiyonlardır. Exceldə aksiyon siyahısı hazırlamaq asandır; lakin aksiyonu bağlamaq çətindir. Çünki bağlanma, idarəetmə izləməsi istər. İzləmə isə görünürlük istər. Görünürlük bir mexanizm istər. Excel bu mexanizmanı bir disiplin olaraq məcbur qılmır, yalnız qeyd dəftəri kimi işləyir. Bu da aksiyonların bağlanmasını müəssisə mədəniyyətinin lütfünə buraxır. Türkiyədə isə mədəniyyət çox vaxt "əvvəlcə istehsal" dediyi üçün aksiyonların bağlanması gecikir. Gecikən aksiyonlar, riskin xərcə dönüşməsinin yoludur.

Bu səbəbdən Exceldən rəqəmsal sistemə keçid, Türkiyədə artıq "gözəl olar" səviyyəsində deyil, "şərt" səviyyəsindədir. Xüsusilə lokasiya sayı artıbsa, podratçı yoğunluğu varsa, baxım və dövri yoxlamalar kritikdirsə, fərqli departamentlərin məsuliyyətləri iç-içə keçibsə Excel dayanıqlı olmur. Çünki Excel, qurum böyüdükcə dağılır.

Excel ilə ƏST idarə etmək, Türkiyədə bir çox müəssisə üçün təbii bir başlanğıc addımıdır. Lakin risk böyüdükcə və təşkilat mürəkkəbləşdikcə Excel bir idarəetmə sistemi olmaqdan çıxır; arxiv vasitəsinə dönüşür. ƏST-nin ən kritik ehtiyacı isə arxiv deyil, nəzarətdir. Nəzarət; aksiyonların bağlanması, təkrarların görünür olması, məsuliyyətin aydınlaşması, gecikmilərin idarəetmə tərəfindən görülməsi və korporativ yaddaşın müəssisənin içində yaşamasıdır.

EGEROBOT İSG-SİS® bu keçidi təmin etmək üçün dizayn edilmiş bir yapıdır. Məqsəd, Exceli pisləmək deyil; Excelin təbii məhdudiyyətlərinin ötəsinə keçməkdir. Riskləri, uyğunsuzluqları, aksiyonları və denetim proseslərini əlaqələndirən; məsuliyyət və izləmə mexanizmasını görünür qılan; təkrar edən riskləri trend olaraq ortaya çıxaran və qurumun ƏST yaddaşını şəxsdən asılı olmayan hala gətirən bir sistem qurmaq hədəflənir. Beləliklə ƏST, "idarə edilən" deyil, idarə olunan bir disiplinə dönüşür.