Une partie importante des processus de santé et sécurité au travail en Türkiye est encore menée via Excel. Cette situation n'est pas seulement la réalité des petites entreprises ; elle se présente même dans des entreprises avec un grand nombre d'employés, plusieurs sites, et qui reçoivent des services professionnels d'un SSTI. La raison fondamentale est compréhensible : Excel est rapide, accessible, connu de tous et semble satisfaire au premier abord le besoin de "lister" et de "suivre". Une liste d'actions est faite, une date est assignée, un responsable est noté ; l'entreprise pense avoir établi un certain ordre.

Mais quiconque a de l'expérience sur le terrain en Türkiye sait que le plus grand problème de la SST n'est pas de détecter, mais de suivre de manière durable. Faire l'évaluation des risques, voir la non-conformité, noter les lacunes est souvent possible. Ce qui est vraiment difficile, c'est d'assurer que ces détections soient clôturées au fil du temps, de prévenir les répétitions, de clarifier les responsabilités, de créer une mémoire organisationnelle et de transformer la culture du "ça ira" en mécanisme de contrôle. Excel à ce stade devient insuffisant dans la plupart des entreprises après un certain temps ; parce qu'Excel tient des registres mais n'établit pas de système.

Cet article analyse pourquoi Excel reste souvent un "outil de démarrage" en SST, à quel point il affaiblit la capacité de contrôle de l'entreprise et pourquoi la transition d'Excel vers un système SST digital est maintenant devenue une nécessité en Türkiye, dans le contexte de la réalité du terrain et de la réglementation.

Tout d'abord, il faut clarifier une distinction importante : Excel n'est pas un mauvais outil. En fait, dans de nombreuses entreprises, le premier ordre de la SST a été établi grâce à Excel. Le problème n'est pas l'existence d'Excel ; c'est de penser qu'Excel est le "système final" de la SST. Parce que la SST n'est pas un domaine statique. Le sujet de la SST est le comportement humain, la sécurité des machines et équipements, le rythme de production, les relations avec les sous-traitants, les processus de maintenance et la discipline générale de l'organisation. Essayer de gérer un domaine aussi dynamique avec un seul tableau conduit à une perte de contrôle au-delà d'une certaine échelle.

L'un des problèmes les plus courants dans les processus SST en Türkiye est les non-conformités récurrentes. Les mêmes non-conformités sont réécrites à différentes dates, les mêmes risques sont redéfinis par différents experts, les mêmes actions sont constamment reportées. Rendre ces répétitions visibles est l'indicateur le plus critique de la maturité en SST. Parce que le risque récurrent montre où le système ne fonctionne pas. Or Excel ne peut pas vraiment capturer ces répétitions ; parce qu'il n'a pas de structure qui relie les répétitions, produit des tendances, crée des causes racines et établit un mécanisme d'alarme. Voir les répétitions dans Excel dépend de l'attention et de la discipline humaines. Dans le rythme de travail de la Türkiye, cette discipline n'est pas constante.

Le deuxième problème important est la question de version et d'actualité. Les fichiers Excel vivent souvent sur l'ordinateur d'une personne spécifique. Ils sont partagés, envoyés par mail, envoyés via WhatsApp, restent dans un dossier. Après peu de temps, la question "quel est le fichier le plus récent ?" commence. Cette question est le premier signal de perte de contrôle en SST. Parce qu'en SST, l'actualité est vitale. Aller sur le terrain avec la mauvaise liste d'actions, qu'une non-conformité pensée clôturée ne soit en fait pas clôturée, que les responsabilités apparaissent chez la mauvaise personne - ces problèmes ne sont pas seulement une faiblesse de gestion ; c'est une erreur concrète qui produit du risque sur le terrain.

Le troisième problème critique est qu'Excel ne peut pas produire de mémoire organisationnelle. En Türkiye, puisque la majeure partie de la SST est menée avec le modèle SSTI, la mémoire est déjà fragile. L'expert change, l'SSTI change, la direction de l'entreprise change. Ce qui maintient le système debout lors de ces changements n'est pas l'existence des documents, c'est la propre mémoire de l'organisation. Excel rend généralement cette mémoire dépendante de la personne. Après un certain temps, si la personne qui met à jour le tableau part, le tableau meurt. Ou même si le tableau continue, son sens est perdu. C'est pourquoi pour les entreprises qui grandissent et veulent mûrir, Excel devient après un certain temps la zone "qui ne fonctionne pas complètement" de la SST.

Le quatrième problème est le pouvoir de suivi et de preuve. En Türkiye, la SST n'est pas seulement un domaine technique ; c'est aussi un domaine juridique. Quand un accident du travail, une maladie professionnelle ou un processus d'audit lourd se produit, l'entreprise ne doit pas seulement montrer des documents, elle doit aussi montrer le processus. Le risque était-il connu, à qui l'action avait-elle été donnée, quelle était la date limite, y avait-il un retard, se répétait-il, la direction avait-elle vu cela ? Quand la réponse à ces questions est "oui c'était dans Excel", la capacité de preuve d'Excel reste limitée. Parce que des éléments comme l'intégrité des enregistrements, l'historique des transactions, la vérification de clôture, l'horodatage, la propriété basée sur les rôles n'existent pas naturellement dans Excel. Sans ces éléments, il devient difficile de montrer qu'un système de contrôle SST durable a été établi.

Le cinquième problème est la question de l'appropriation sur le terrain. Dans de nombreuses entreprises en Türkiye, la plus grande faiblesse de la SST est les actions "que tout le monde connaît mais dont personne ne s'approprie". Faire une liste d'actions dans Excel est facile ; mais clôturer l'action est difficile. Parce que la clôture nécessite le suivi de la direction. Le suivi nécessite la visibilité. La visibilité nécessite un mécanisme. Excel n'impose pas ce mécanisme comme discipline, il fonctionne seulement comme un bloc-notes. Cela laisse la clôture des actions à la merci de la culture de l'entreprise. En Türkiye, puisque la culture dit souvent "d'abord la production", la clôture des actions est retardée. Les actions retardées sont le chemin vers la transformation du risque en coût.

C'est pourquoi la transition d'Excel vers un système digital n'est plus au niveau "ce serait bien" en Türkiye, elle est au niveau "c'est obligatoire". Surtout si le nombre de sites a augmenté, s'il y a une densité de sous-traitants, si la maintenance et les contrôles périodiques sont critiques, si les responsabilités de différents départements sont imbriquées, Excel n'est pas durable. Parce qu'Excel se disperse à mesure que l'organisation grandit.

Gérer la SST avec Excel est pour de nombreuses entreprises en Türkiye une étape de démarrage naturelle. Mais à mesure que le risque grandit et que l'organisation se complexifie, Excel cesse d'être un système de gestion ; il se transforme en outil d'archivage. Le besoin le plus critique de la SST n'est pas l'archivage, c'est le contrôle. Le contrôle ; c'est la clôture des actions, la visibilité des répétitions, la clarification des responsabilités, la vision des retards par la direction et la mémoire organisationnelle vivant à l'intérieur de l'entreprise.

EGEROBOT ISG-SIS® est une structure conçue pour assurer cette transition. L'objectif n'est pas de dénigrer Excel ; c'est d'aller au-delà des limites naturelles d'Excel. L'objectif est d'établir un système qui relie les risques, les non-conformités, les actions et les processus d'audit ; qui rend visible le mécanisme de responsabilité et de suivi ; qui fait émerger les risques récurrents comme tendance et qui rend la mémoire SST de l'organisation indépendante de la personne. Ainsi la SST se transforme d'une discipline "gérée en faisant avec" en une discipline gérée.